• Anne

Qualiopi et gestion des documents: comment faire?

Lors de mes accompagnements, c’est une question qui revient fréquemment : comment dois-je organiser mes preuves ? La maitrise de la gestion documentaire (MGD) est un vrai sujet quand il s’agit de qualité.


La première question que je pose est : comment êtes-vous organisés aujourd’hui et êtes-vous satisfait de cette organisation ?


Si votre façon de gérer la formation vous convient, je pense que c’est à partir de cette organisation qu’il faut préparer votre certification Qualiopi et pas l’inverse.


Qualiopi est une certification qualité qui permet de voir comment vous fonctionnez, comment vous pensez les choses, comment vos process sont construits. Les documents sont une forme de preuve mais il n’y a pas que les documents qui peuvent prouver des indicateurs dans Qualiopi, c’est donc important que l’auditeur ou l’auditrice comprenne votre manière de faire.


Certains organismes de formation préfèrent ranger leurs documents par critère et indicateur afin de pouvoir les retrouver facilement le jour de l’audit. Certains vont faire un classeur à part ou un classement numérique. Bien évidemment, c’est tout à fait possible et cela permet probablement de se rassurer avant l'audit. Mais il ne faut pas perdre de vue que cette certification doit vivre dans le temps. Or, quand il s’agit de se souvenir que tel document est dans tel critère, on peut s’interroger sur le côté pratique et logique de la chose. Cela peut avoir potentiellement du sens en tant que nouvel entrant lorsque l’on structure son organisme de formation et ses process. Cela permet de se situer, de poser les bases. Cela se complique quand on commence à avoir un historique formation et que lors des audits suivants, il faut pouvoir apporter des preuves sur des échantillonnages de formation.


Qualiopi n’impose certes rien en matière de gestion documentaire, mais c’est une vraie réflexion à avoir dès le début de la préparation de cette certification. Pour ceux qui ont un logiciel de gestion de la formation, cela est facilitant car une grande majorité des pièces et éléments de preuve (mais pas tout) seront dans le logiciel, classé par thème de formation ou par client. Il est bien évident que dans ce cas, les éléments de preuve ne sont pas rangés par critère.


Autrement dit, il faut faire appel à son GBS, son Gros Bon Sens lorsque l’on prépare une démarche qualité. Quelle est la meilleure manière pour moi ou ma structure de gérer et suivre mes actions de formation, de gérer mon organisme de formation et d’être dans l’amélioration continue de mes pratiques ?


Pour ma part, je trouve que classer vos éléments de preuve par indicateur est piégeant pour la suite et les audits à venir. Ne pensez pas les choses uniquement pour l'audit mais pensez facilité de déroulement des différents process dans le temps!


Enfin, concernant la gestion documentaire, n’oubliez pas de dater tous vos documents et de les versionner lorsqu’ils évoluent. Vous pouvez définir une charte de gestion documentaire qui vous permettra de gérer toujours de la même manière ces informations.


En résumé, il n’y a pas de bonnes méthodes de gestion documentaire et Qualiopi ne vous impose rien sur ce sujet. Il y a LA bonne méthode pour vous et qui vous permet de gérer sereinement vos process associés à la formation.


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